就業規則を軽く見ている企業が多いですが、就業規則は会社のルールであり、法律のようなものです。
われわれの日常生活でも、法律が無かったり、あっても不備だらけのものだったら、生活は大混乱です。
同様に就業規則の不備は、従業員に不安を与え、トラブルの元にもなりかねません。
就業規則を整備することは、いざと言うときに会社を守ってくれることになります。
作成義務のある企業はもちろん、義務の無い企業についても、就業規則の作成や見直しをしてみてはいかがでしょう
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１．そもそも就業規則ってなに？
「就業規則」とは社員の労働条件や、社員として守るべき職場の規律などを定めたすべてのものです。
企業では社内秩序を維持するため、一定の規則で組織を統制する必要が出てきます。それを暗黙のルールではなく、明文化したものが就業規則になります。
２．就業規則って必要？
常時１０人以上使用する事業場では就業規則は作成しなければなりません。
「常時１０人」とは、パート・アルバイトも含みますが、派遣社員は含みません。
支店、支社、出張所など各地に複数の事業場がある場合、その事業場ごとの人数を見ます。
また、労働者の数が時として１０人未満になることがあっても常態として１０人以上であれば「常時１０人以上」とみなされます。
３．うちは常に１０人未満だから必要ないの？
確かに常時１０人未満である場合には、就業規則を作成しなくても差し支えありません。しかし解雇を筆頭に、労働条件や職場で守るべき規律などをめぐる事業主と労働者との間のトラブルは非常に多く、いったんもめるとかなりの時間と莫大な費用が必要となってしまいます。
中小零細企業の社長の中には「俺がルールだ」という人も少なからずいると思いますが、そういうこともなかなか通用しない世の中になってきています。トラブルを未然に防ぐという意味でも、就業規則はぜひとも作成しておくことをお勧めします。
４．何のために就業規則を作るの？
本来就業規則を作成することは法律上の義務であるため、メリット・デメリットを論じることはおかしなことですが、就業規則を作成することによりもたらされるメリットはいくつかあります。
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労働条件が明確になるので、従業員にとっては勤務する上で安心感が得られる。また求人・採用という局面においては、労働条件をオープンにする事ができ、申し込み者に対する訴求力になる。 全社統一のルールとして組織の結束力が強まる。 問題社員を罰する際に、理由が明確になるため人事権が行使しやすくなる。 |
このうち、特に重要なのは③です。従業員をよりよく処遇するのには特にルールはいらないのですが、罰する場合にはその根拠となる定めが必要です。
就業規則がない（または周知していない）場合、従業員を罰するのは非常にやりにくいものです。逆に就業規則があれば、賞罰規定にのっとり話を進めることができ、相手にも比較的スムーズに意図が伝わり、トラブルも起こりにくいものです。
５．就業規則を作る際のルールは？
就業規則を作る際の決まりごとはいくつかあります。
① 労働者の意見聴取をする
これは労働者の意見を聴くだけでいいのであって、労働者の意見を内容に反映させることまでは要求していません。
また意見を聞く相手方は労働者の過半数を代表する労働組合があればその労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者である必要があります。
② 役所への届出
作成した就業規則に①の労働者の意見書を添えて労働基準監督署長に届け出ます。
③ 社員への周知
就業規則の内容が効力を持つためには、労働者にその内容が周知されていることが必要です。「人事部の書棚に置いてある」ではダメです。
就業規則は各職場の見やすい場所に備え付けておくか、掲示しておく必要があります。パソコン上で誰もが閲覧することができる状態でもOKです。
要するに、いつでも見たいときに、労働者の誰もが自由に見られる状態になっていれば良いという事です。
④ 必ず記載すべき内容
就業規則の内容では以下の項目は必ず記載されている必要があります。
定めない場合でも「定めない」と記載する必要があります。
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【労働時間関係】 ・始業及び終業時間 ・休憩時間 ・休日 ・休暇 ・社員を交替勤務で就業させる場合は、就業時転換に関する事項 【賃金関係】 ・賃金の決定方法 ・計算及び支払いの方法 ・賃金の締め切り及び支払いの時期 ・昇給 【その他】 ・退職に関すること（解雇の事由含む） |
⑤ 任意に定める場合には記載すべき内容
④とは違い、定めない場合には記載の必要はありませんが、定める場合はその内容を記載する必要があります
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・退職金・賞与など臨時の賃金、最低賃金
・労働者が負担する食費や作業用品その他の負担
・安全衛生に関すること
・職業訓練に関すること
・災害補償・傷病扶助に関すること
・表彰・制裁に関すること
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６．会社独自の条文を加えてもいいの？
原則として労働条件に関すること以外は記載しませんが、就業規則はいわばその会社の憲法のようなものですから、その企業独自の内規やカラーを表した条文を入れることは問題ありません。
例えばその企業の経営理念や社訓・社是などを入れるのもいいでしょう。
７．古い就業規則のままで大丈夫？
古い就業規則が手付かずのままで、実態に即していないので、そのつど個別に判断しているということはありませんか？
これではせっかくの就業規則の意味がありませんし、それぞれの案件を個別に判断するという手間もかかり、何よりトラブルの元になります。
「就業規則にはこう書いてある」といわれると返す言葉がなくなります。
労働基準法は時代に即して順次改正されていきます。当然就業規則もその内容を適宜変えていく必要があります。
でも法改正のたびに就業規則を変更するのって難しいですよね。
では最新の法令に即していない、つまり古い法令に準じた内容の就業規則はどう読んだら良いのでしょうか？
これには法による定めがあり、就業規則上の条文がその時点での法令の求める水準に達していない時は、その水準に満たない箇所だけが無視され、最新の法令基準に従います。それ以外の条文はそのまま有効ということになります。
たとえば現在、労働時間は週４０時間以内と定められていますが、就業規則に「週４８時間」と記されている場合、その条文は無効となり「週４０時間」と読み替えられます。
法令を上回る「週３６時間」と定められている場合はもちろんそのまま有効で、「週４０時間」と読み替えることはできません。
８．労働条件を引下げる変更って出来るの？
リストラの一環として基本給や諸手当の切り下げ・廃止を検討する会社は多いですが、労働者にとっては条件が悪くなるような変更はできるのでしょうか？
これについては、合理的な内容ならば就業規則を労働者にとって不利益な内容に変更することも可能とされています。
ただしその場合は、就業規則の通常の変更（例えば法改正対応の場合）と違い、労働者の代表の意見を聞けば良いというわけにはいきません。労働者の同意が必要になります。
また、「合理的な内容」とは特に明文化されているわけではないため、個々のケースにより判断されるものと思われます。
もちろん労働条件を引き下げなければならない正当な理由付けが必要です。
９．法令・就業規則・労働契約、どれが優先なの？
法令＞労働協約＞就業規則＞労働契約
の順で効力が強いとされています。
例えば、「交通費は支給しない」条件で労働契約を結んだとします。ところが就業規則には「交通費は支給する」となっていた場合は、この労働者にも支給しなければならないということになります。
それとは逆に就業規則には交通費を支給する定めが無いにもかかわらず、「交通費を支給する」条件で労働契約を結んだ場合は、交通費を支給する必要があります。
１０．パート・アルバイトにも就業規則って必要なの？
パートタイマーやアルバイト社員はますます増加の傾向にあります。しかし反面、正社員よりさまざまな面で軽視されている場合が多く、その労働条件も未整備なことが多いです。
しかし、法律上はパートやアルバイトに別の基準が設けられているわけではありません。自社の就業規則があったとしても、対象となる労働者の範囲をはっきりと書いておかないと、いざという時にトラブルの元になることがあります。そのような意味からもパートやアルバイトをある程度雇っている会社においては、面倒でも正社員用規則とは別にパートタイマー用就業規則を作っておいた方が良いでしょう